Una guida per i non designer: Come fare una grande presentazione

Il primo passo per la preparazione è quello di pensare all'argomento in termini di idee discrete e digeribili da presentare senza sopraffare il pubblico. Ogni idea è una diapositiva separata. Quindi, la diapositiva numero 1 è l'idea numero 1, la diapositiva numero 2 è l'idea 2, ecc.

Fate uno storyboard della vostra idea in cui ogni "fotogramma" del vostro "film" è una nuova "scena". Questo vi aiuterà a organizzare le idee visivamente, invece di pensare che state scrivendo un libro.

PowerPoint e Keynote sono i "power point" o "keynote", non l'intero romanzo o libro di testo. Se si colpisce il pubblico con un documento di Word, non lo si conquisterà.

Assicuratevi di stabilire un obiettivo chiaro per la presentazione. Cosa volete ottenere con la vostra presentazione? Conoscete bene l'argomento? Se no, assicuratevi di essere abbastanza a vostro agio nel rispondere alle domande sull'argomento. È importante che conosciate bene l'argomento di cui parlerete.

Le presentazioni orali efficaci e di successo si basano sulla narrazione. Bisogna avere un inizio intrigante, una battuta, un colpo di scena, uno sviluppo e una conclusione. Portate il vostro pubblico in un viaggio divertente.

Se c'è un aneddoto che si può raccontare, è più memorabile. Non dimenticate le emozioni: fate ridere, incuriosite o rattristate. Le emozioni muovono le persone.

È bene pensare anche a come mantenere l'attenzione del pubblico. Le persone si distraggono facilmente, quindi come si fa a tenerle concentrate? Questo può essere fatto, ad esempio, ponendo una domanda ogni tanto, raccontando una barzelletta tra una cosa e l'altra, utilizzando immagini piacevoli, ecc.

Molti presentatori temono che, se tutte le loro idee non vengono presentate sotto forma di testo sullo schermo, il pubblico non riuscirà a capire di cosa si sta parlando. Niente di più sbagliato! Sapevate che il cervello umano elabora le immagini 60.000 volte più velocemente del testo?

Quindi non abbiate paura di mettere sullo schermo immagini grandi, persino ENORMI, e pensate fuori dagli schemi. Il testo minimo potrebbe essere collocato in un riquadro colorato semitrasparente creato nel software di presentazione, in modo che risalti e sia facilmente leggibile senza entrare in competizione con l'immagine.

Fate in modo che le vostre diapositive servano da supporto visivo. Questo aspetto non sarà mai sottolineato abbastanza. Devono fare da sfondo a voi e alla vostra storia, per illustrare alcuni punti, ma non sono loro il fulcro, bensì voi.

La tavolozza dei colori deve essere limitata ai colori esatti della vostra identità di marca. In altre parole, se i colori del vostro marchio sono il blu e l'arancione, non cercate un colore più o meno uguale. Usate i valori RGB precisi o la vostra presentazione non sembrerà rappresentarvi.

Gli spettatori non particolarmente sensibili ai colori potrebbero non capirlo subito, ma se mostrate loro una presentazione simile con i colori esatti, questa piacerà di più senza necessariamente sapere perché. L'ideale sarebbe impostare il Tema colore sui valori RGB esatti, ma si può anche usare lo strumento contagocce nella tavolozza dei colori per campionare i colori esatti del proprio marchio.

Le vostre idee sono un mucchio di parole nella vostra testa che dovrebbero rimanere nella vostra testa! Nessuno vuole essere letto da uno schermo. La passione per le vostre idee deve essere comunicata soprattutto a voce, con un testo minimo sulle diapositive.

Se volete avere una guida a ciò che direte per ogni diapositiva, potete inserirla nelle note del presentatore. Anche in questo caso, è necessario conoscere il proprio mestiere e stabilire un contatto visivo, oltre che essere umani e relazionabili. Sebbene non sia così scadente come leggere dallo schermo, leggere meccanicamente da un copione con gli occhi fissi su una pagina a un leggio non è comunque molto coinvolgente. Le note del relatore dovrebbero essere usate più che altro come riferimento per mantenere il proprio posto.

La preparazione è fondamentale. Non prepararsi è prepararsi a fallire, come si suol dire. Anche se non ricordate tutto, sentirvi preparati vi dà la sicurezza di salire sul palco o di andare online per presentare al vostro pubblico.

Detto questo, non preoccupatevi se andate fuori strada o dimenticate qualcosa. È importante improvvisare e seguire la corrente; la preparazione serve a dare una base per sentirsi più sicuri quando i nervi salgono!

Inoltre, indossate qualcosa che vi faccia sentire bene! Non è necessario che sia visibile, potrebbe anche essere un profumo, ad esempio. Ma qualcosa che vi faccia sentire la versione più sicura di voi stessi!

Trasformate l'intera presentazione in un mucchio di parole chiave sparse in ogni singola diapositiva. In questo modo aumenterete le possibilità di non dimenticare cose importanti durante il discorso vero e proprio.

La maggior parte delle persone si innervosisce almeno un po' quando parla in pubblico, quindi sarebbe bello avere qualcosa che possa aiutarvi nel caso in cui inciampiate nelle vostre parole e abbiate un disperato bisogno di un rapido recupero. E se le principali parole chiave di attualità sono riportate sulle vostre diapositive, non avrete nemmeno bisogno di un cheat sheet!

E se alcune delle vostre idee sono piuttosto astratte e non si prestano immediatamente a un'immagine? Allora trovate un'immagine con un collegamento astratto da utilizzare nella vostra diapositiva. E non scervellatevi per scoprirlo. Fate una ricerca su Google Image.

Ecco un esempio reale di una presentazione che ho preparato per un cliente. Il titolo di una delle diapositive era "Il riconoscimento dei pattern nell'analisi dei dati farmacocinetici". Un concetto che doveva essere spiegato in termini profani. È necessario intrattenere il pubblico e tenerlo impegnato con un'immagine che non sia un arcano grafico a linee con numeri minuscoli che nessuno è in grado di leggere. Ho trovato un'immagine di due gemelli identici dai capelli rossi e lentigginosi che si indicano a vicenda e ridono. Ho messo sullo schermo solo quell'immagine e il titolo. È stata una soluzione eccellente per spiegare un concetto astratto in modo divertente. Il pubblico è stato più ricettivo all'ascolto di un elenco di metriche esaustive perché è stato intrattenuto visivamente.

L'oratore ha fatto sapere al pubblico che queste metriche sarebbero state fornite in forma stampata alla fine. Quando il pubblico sente la passione del relatore per l'argomento e viene intrattenuto da un'immagine, si impegna. Anche in questo caso, enormi volumi di testo e grafici noiosi faranno addormentare il pubblico.

I titoli devono essere esattamente registrati da una diapositiva all'altra. Impostate le coordinate esatte nel master della diapositiva e non spostate la posizione dei titoli verso l'alto o verso il basso o a sinistra o a destra per adattarli al contenuto. Invece, regolate i contenuti in modo che si adattino ai titoli.

Potrebbe sembrare tutto a posto quando ci si concentra su una sola diapositiva. Ma quando si guarda la presentazione, se i titoli si spostano da una diapositiva all'altra, la presentazione sembrerà disarticolata e poco professionale. Il messaggio chiave potrebbe essere diluito dalle distrazioni.

Prestate attenzione anche agli spazi in alto e in basso, a sinistra e a destra di ogni diapositiva. Mantenete una quantità uniforme di spazio bianco su tutti e quattro i lati per ottenere un aspetto uniforme. Tracciate delle guide in modo da mantenere, ad esempio, 0,5" di spazio libero in alto, in basso, a sinistra e a destra, in modo che tutti i contenuti si inseriscano in questo spazio e non spuntino oltre questi confini.

Quando avete finito di scrivere la sceneggiatura e avete qualche idea per le immagini con cui accompagnare la vostra storia, è importante pensare anche all'aspetto generale della presentazione. I software di presentazione di oggi ci permettono di creare layout molto più accattivanti e d'impatto rispetto a quelli antiquati che spesso vengono in mente quando si pronuncia la parola "presentazione".

Rendete l'aspetto più professionale dedicando del tempo alla creazione di una sorta di modello di base che potrete facilmente modificare in modo che il vostro slide deck finale abbia un aspetto unificato e curato. E non abbiate paura di giocare con il design: usate colori diversi, sperimentate font non standard, provate modelli creativi, aggiungete grafici e grappoli informativi, ecc.

Io amo Google Slides, il mio team usa Canva o un software di progettazione professionale. L'elemento più importante rispetto agli strumenti è l'artista stesso ;) Se il presentatore non ha capacità di progettazione, allora assumete un professionista!

Keynote di Apple è preferito dai grafici solo perché è un software per soli Mac e la maggior parte dei grafici per la stampa e il web utilizza Mac. PowerPoint, soprattutto nei giorni precedenti all'innalzamento del livello di progettazione delle presentazioni, era considerato appena un gradino sopra l'elaborazione di testi e la provincia degli amministratori, non dei designer. Ma ho visto presentazioni terribili create con Apple Keynote e presentazioni straordinarie create con PowerPoint. Quindi non è tanto importante il software che si usa, quanto il modo in cui lo si usa.

Ci sono diversi scenari, oltre a quelli più ovvi come la mancanza di competenze di progettazione e il poco tempo a disposizione, in cui può essere necessario assumere un designer di presentazioni professionista invece di creare una presentazione da soli.

1. Presentazione ad alto rischio: Se dovete fare una presentazione per un'importante riunione di lavoro, una conferenza di alto profilo o un lancio di una startup per la raccolta di fondi da cui dipende la sopravvivenza della vostra azienda, è essenziale fare un'ottima impressione. Un designer di presentazioni professionista può aiutarvi a creare una presentazione visivamente straordinaria e curata che vi aiuterà a distinguervi.

2. Presentazione su larga scala: Se state creando una presentazione ricca di dati per un pubblico numeroso, come un webinar o una conferenza, è importante che la presentazione sia coinvolgente e facile da seguire. I designer professionisti possono aiutarvi a far sembrare semplici le cose difficili, in modo che la vostra presentazione sia visivamente accattivante e di facile comprensione.

L'aspetto positivo di un designer di presentazioni VERAMENTE professionale è che non sarà solo creativo, ma anche tecnicamente abile. Può creare per voi un modello facilmente riutilizzabile, senza che dobbiate reinventare la ruota per ottenere formati creativi che funzionino per voi. Tutto ciò che dovete fare è inserire i vostri contenuti nei segnaposto di testo o fare clic su un segnaposto di immagine per scambiare le nuove immagini desiderate per le diverse presentazioni.

1. Non vendetevi parlando solo di me e di me.

2. Ricordate che una voce monotona e uno stile di presentazione poco coinvolgente fanno addormentare la folla.

3. Imparate ad arrivare al punto abbastanza velocemente. Oggigiorno le persone hanno tempi di attenzione brevi!

1. Non mettete la maggior parte del testo sullo schermo. Lasciatelo per le note del presentatore e per il mazzo di accompagnamento.

2. Se dovete usare delle immagini (e dovreste farlo), non usate immagini di scarsa qualità o che si rovinano quando vengono ingrandite. Assicuratevi che siano grandi e ad alta risoluzione. Unsplash è un'ottima risorsa per immagini ad alta risoluzione, gratuite e senza diritti d'autore. Naturalmente, se voi o la vostra azienda avete accesso a una banca di immagini a pagamento, come Getty Images, usatela. Se dovete usare Google Images, assicuratevi di filtrare le immagini "grandi". E anche in questo caso, assicuratevi che siano ad alta risoluzione.

3. Non abbiate paura di usare più diapositive. Più è meno. Con questo intendo dire che una presentazione di 10 diapositive incredibilmente dense viene letta come più lunga di una presentazione di 15 diapositive in cui alcune delle diapositive più ricche di informazioni vengono estese a due diapositive. Se dedicate il doppio del tempo a una sola diapositiva densa rispetto a due diapositive in cui il contenuto è suddiviso, riuscirete a mantenere più a lungo l'attenzione del pubblico. Se vedo una diapositiva troppo densa, mi viene il mal di testa e la mia attenzione si distoglie.

1. Iniziate il vostro discorso con una domanda che faccia riflettere: Dovrebbe essere qualcosa di attinente al vostro argomento. In questo modo si può catturare subito l'attenzione del pubblico e interessarlo a ciò che si ha da dire. Per una presentazione sui social media, potreste proporre qualcosa di simile: Più di 200 milioni di aziende sono presenti su Facebook e oltre 10 milioni di inserzionisti attivi utilizzano Facebook per promuovere i loro prodotti e servizi.

2. Utilizzate le immagini piuttosto che il testo: Invece di riempire il vostro slide deck con punti elenco e testo, provate a usare immagini e supporti visivi per trasmettere il vostro messaggio.

3. Potreste incorporare elementi interattivi: Invece di parlare noiosamente al pubblico, provate a incorporare elementi interattivi nella vostra presentazione. Ad esempio, potreste chiedere al pubblico di partecipare a un rapido sondaggio o a un quiz relativo al vostro argomento, oppure potreste farli lavorare in coppia o in piccoli gruppi per discutere una domanda o una richiesta.